La formación in company y la gestión del conocimiento

Formacion in company y gestion conocimiento

Sin duda alguna el cambio en los negocios ha llegado de forma gradual, al igual que la forma de competir, si pensamos que la industria como tal no tiene más de cien años de vida. Esta revolución está basada, según el gran maestro de management moderno Peter Drucker, en cinco verdades bien definidas:

  1. La información voló
  2. El Alcance geográfico de las empresas y clientes estalló
  3. Los supuestos demográficos más básicos se derrumbaron
  4. Los clientes avanzaron y tomaron el control de las empresas
  5. Las paredes que definían las partes internas y externas de una empresa cayeron

Hoy la expansión de Internet y la velocidad con que nos permitimos comunicarnos, salvando las distancias, hace que la información tenga una disponibilidad inmediata.  Drucker “concluyo” en este punto: La verdadera esencia y poder está en proyectar, interpretar y traducir enormes cantidades de información en acción.  Esto es lo que hoy por hoy llamamos conocimiento.

La base es, “Saber qué es lo que se sabe” para poder hacer un inventario de competencias que nos llevara a la aplicación del saber. La formación, es factor determinante en la diferenciación en valor de nuestros sistemas y debe convertirse en un decálogo empresarial, tanto desde la visión de la estrategia empresarial como en el fortalecimiento de sus integrantes.

Los datos, deben transformarse en información y la información en conocimiento, pero contando que el conocimiento debe estar y radicar en la empresa  y no en los individuos, fomentando el desarrollo de una cultura empresarial sana y transformando esta en un valor para el desarrollo de nuestras actividades. Sin formación adaptada, no existe una empresa competitiva.

Es por esto que hoy en día la formación pasa por el desarrollo de actividades que satisfagan las necesidades reales de la empresa, basada en planteamientos que conecten y se identifiquen con ella, donde de manera inmediata podamos transformar la información en aplicabilidad y que este conocimiento se quede en nuestra empresa y forme parte de la cultura de ella.

Debemos descubrir y fundar en cada intervención de formación “adaptada” in company un nuevo entorno de trabajo, una nueva manera de hacer las cosas que añadan valor y que estén alimentadas de nuestras buenas prácticas internas. En este entorno moderno más que una formación flexible, lo que debemos desarrollar es un sistema que genere aptitudes y competencias que sean aplicadas de forma inmediata.

la formacion in company y la gestion del conocimiento

Formacion In Company, con carácter diferenciador

Es por esto que, desde Global Lean, promuevo un tipo de formación in company con un carácter diferenciador, que no tenga como ventaja la flexibilidad del lugar de impartición y el coste, sino que promueva la aplicabilidad del conocimiento y su inmediatez.  Que promueva la cultura empresarial, que defina de manera correcta y anticipada la necesidad real, que evalué al individuo y a su conjunto, que se dirija a reingenierías de procesos que den resultados inmediatos, que promuevan la transferencia del conocimiento y que hagan de este un bien tangible común. En la mayoría de los casos la formación in company es como intentar retener agua entre las manos, por un momento lo logras, pero cuanto más tiempo pase, menos aguas pueden retener.

Para el desarrollo de una formación incompany que promueva la cultura empresarial, que añada información, que tenga aplicabilidad, que promueva la transversalidad de la organización, que sirva como foco de innovación;  debemos optar por organismos que nos solo sean formativos, sino que tengan un carácter especialista en el área en el que detectemos la necesidad una vez hecha nuestro inventario de competencias, que tenga un talante innovador y de desarrollo en su línea de actuación, que estén enfocados al profesional y la  empresa, que pueda ayudar no solo a formar sino a acompañar al grupo formado en cualquier necesidad de que se presente tras haber recibido la formación, que sean capaz, por la experiencia, de medir las soluciones aportadas y lo más importante “que sepa implantar lo que está transmitiendo”.

Formación In Company y gestión del conocimiento: pasos a seguir

  1. Adecuar y estudiar la necesidad de la empresa en cuanto a la formación requerida
  2. Evaluar “in situ” el objetivo y ámbito de la formación.
  3. Diseñar y desarrollar el temario a la medida.
  4. Adaptar los ejercicios del desarrollo a la realidad (datos de la empresa) que tiene la empresa.
  5. Ejecutar el desarrollo, integrando el conocimiento del día a día.
  6. Hacer de la formación un foro participativo que permita la transferencia del conocimiento y la transversalidad de la información
  7. Integrar a clientes y proveedores internos de los procesos afectados por la formación,  para poder promover la relación entre diferentes procesos sean primarios o auxiliares.
  8. Redactar al final de la formación, junto a los integrantes del equipo de la empresa un informe que muestre las oportunidades detectadas durante el desarrollo.
  9. Presentar estas oportunidades ante los responsables de las areas sensibles a los desarrollos identificados.

Fuente:

Estructura organizativa de una empresa

Estructura organizativa empresa

Pasan los años y el mundo sigue en constante evolución. La tecnología avanza, los mercados mutan y los clientes cada vez son más exigentes. Cada uno de estos factores ha obligado a las empresas a renovar sus modus operandi en función de optimizar su rendimiento integral. Pero innovar y adaptar una organización a un entorno inmerso en un ciclo evolutivo constante, no es nada sencillo. Por tanto, establecer la estructura organizativa de una empresa se ha convertido en un proceso de capital importancia para hacer que los negocios sean novedosos y competitivos.

Uno de los motivos por el que pequeñas, medianas, incluso grandes empresas no son capaces de ajustarse a las transformaciones que sufre el ecosistema empresarial, reside en sus sistemas jerárquicos arcaicos o estrictamente verticales. 

La estructura organizativa de una empresaactual no tiene que ser rígida o inamovible basada en tendencias obsoletas. Hoy día los mercados son más volátiles y, por ende, el diseño estructural de una organización tiene que ser ágil y evolucionar al unísono con un entorno corporativo ventilado por los cambios.

Queremos desde Global Lean mostraros las claves para determinar la mejor estructura organizacional para vuestro negocio corporativo, sin cometer errores en el camino.

Estructura organizativa de una empresa: Qué es y para qué sirve

La estructura organizativa de una empresa se refiere a la forma en que se ordena el sistema jerárquico de una organización. Este sistema es importante para definir el rol de todos los trabajadores y el resto de los miembros de la compañía, incluso para conocer cómo cada departamento interactúa entre sí.

Para entender mejor en qué consisten estos diseños estructurales orientados a entornos corporativos, resulta primordial conocer algunas de las características intrínsecas en la estructura organizacional de una compañía. Estas son:

  • Se diseña a partir de la cultura empresarial y la tónica de liderazgo.
  • Tiene que adaptarse a los objetivos de la empresa y al sector en el que opera.
  • Establece las características de organización de la empresa.
  • Su objetivo es diseñar el sistema de trabajo dentro del entorno laboral.

Al final, este sistema estructural sirve para definir los procesos, rangos de liderazgo, organigramas y departamentos dentro de una empresa. En definitiva, establece cómo será la dinámica de trabajo de los equipos de personas que hagan vida laboral en la organización.

El organigrama y su importancia

El tipo de estructura organizativa de una empresa debe ser del conocimiento de cada miembro de la compañía. Para ello, es idóneo crear un organigrama que refleje gráficamente cuáles son las funciones, responsabilidades y jerarquías de la entidad corporativa. 

El organigrama es una herramienta que precisa y facilita el entendimiento de los niveles jerárquicos de la entidad, incluyendo su orden y la división de sus funciones para encaminar la organización hacia el logro de sus objetivos. También muestra:

  • Los canales de comunicación internos
  • Los cargos y responsabilidades de cada departamento
  • Las relaciones existentes entre cargos y departamento

El uso de organigramas para definir el diseño organizacional de una empresa representa un recurso de mucha utilidad para brindar una percepción realista de la entidad. Así se permite comprender mejor su funcionamiento y cómo operan los grupos de trabajo.

Tipos de sistemas organizacionales

A lo largo del siglo XXI, las trasformaciones que ha sufrido la sociedad han obligado a las empresas a desprenderse de las viejas estructuras organizaciones e implementar novedosos sistemas estructurales. Son 3, y la mayoría de las compañías los usan actualmente.

Estructura organizativa funcional

La estructura organizativa funcional es una de las más aplicadas en las últimas décadas. Se caracteriza por regir el modus operandi de las empresas por departamentos: marketing, ventas, finanzas, sistemas, etcétera. Este modelo ha traído de la mano una mayor estabilidad dentro de las empresas, estandarizando la manera de producir de las compañías.

Pros

  • Es una estructura sencilla.
  • Promueve mayor entendimiento entre los empleados/as que tienen capacidades similares.
  • Ideal para mercados estables.

Contras

  • No responde muy bien a los objetivos estratégicos de una empresa.
  • La retroalimentación entre departamentos no es muy óptima.

Estructura organizativa divisional

Comentábamos anteriormente que la estructura organizativa de una empresa tiene que ser capaz de adaptarse a un entorno en constante en evolución. En la actualidad, con la proliferación del teletrabajo o trabajo a distancia, cada vez más organizaciones apuestan por el sistema divisional. Sobre todo, porque se diseña por zonas geográficas.

Sin embargo, la génesis de este tipo de estructura tiene su origen en la década de los años 80, con la descentralización de las empresas en divisiones por líneas de negocio/productos.

 Pros

  • Ofrece mejor respuesta a los objetivos de la empresa

Contras

  • La retroalimentación es deficiente
  • No fomenta el aprendizaje en grupo

Estructura organizativa matrical

Es un hibrido de las estructuras funcionales y divisionales. Hoy día se ha convertido en el sistema predilecto de las compañías en los últimos tiempos porque hace más eficaz las gestiones de las organizaciones con presencia en otros lugares y países.

Lógicamente, este tipo de estructura se clasifica en 2:

  • Por funciones
  • Por divisiones.

Es muy común que los empleados/as que trabajen en compañías con estructuras matriciales, suelan reportar sus tareas a 2 jefes: al funcional y al que se encuentra en otra región o país.

  Pros

  • Responde completamente a los objetivos de la compañía
  • Fortalece la retroalimentación entre departamentos

Contras

  • Puede generar confusiones en términos de liderazgo

Estructura organizacional por proyectos: Un nuevo concepto que coge más fuerza

No nos sorprenderíaquela estructura organizativa de una empresaactual haya optado por el modelo organizacional por proyectos. Dado a la naturaleza evolutiva de los mercados, ya sea por la aparición de nueva competencia o por los avances tecnológicos, se ha convertido en una tendencia que promete perpetuarse en el tiempo.

Poco importa si la estructura de vuestra compañía es funcional, divisional o matricial. Este sistema tiene una mayor capacidad de adaptación porque basa su dinámica en la creación de nuevos proyectos. Es decir, la creación de pequeñas empresas temporales integradas por personas que pueden laborar en distintos departamentos o países, y están alineadas al cumplimiento de un objetivo en particular.

Pros

  • Proporciona más flexibilidad y rapidez
  • El factor motivacional está a flor de piel porque el proyecto se creó para alcanzar una meta en común y en un plazo determinado.
  • Eleva la comunicación a otro nivel.

Contras

  • No fomenta el aprendizaje entre proyectos
  • Puedes tener dos expertos funcionales en las diferentes divisiones

Qué modelo de estructura organizativa es mejor para mi empresa

No hay estructura organizativa mejor o peor que otra. La clave para hacer la elección correcta es decantarse por el modelo que mejor se alinee con los objetivos de nuestra empresa y con las características del sector en la que está inmersa, incluyendo otros factores.  

Cada empresa tiene la particularidad de seguir un diseño estructural que, según su directiva, los direccionará al cumplimiento de sus objetivos y facilitará el desarrollo de sus funciones. Por lo general, implantar la estructura organizativa de una empresa deriva de la misión, visión y valores de la propia compañía.  El caso es que los sistemas de estructuras organizacionales que analizamos en Global Lean suelen adaptarse a ciertas empresas.

  • Las pequeñas y medianas empresas. Cada vez buscan convertirse en propuestas innovadoras, de modo que sus estructuras no suelen ser verticales. Es habitual que usen una estructura matricial para conseguir mayor agilidad y adaptarse mejor a los cambios del mercado. Además, la comunicación será más eficaz y fructífera.   
  • Las grandes empresas. Cuanto más grande sea una compañía más compleja será su diseño estructural. Por tanto, las grandes empresas están optando por crear estructuras para proyectos, dividiendo la organización en mini-empresas, y equipos destinados especialmente a los clientes. Todo esto con el propósito de mejorar su rendimiento integral, haciendo que los equipos tengan autonomía y más protagonismo al momento de tomar decisiones.

Conclusiones

La estructura organizativa de una empresa basada en un diseño radicalmente jerárquico no suele aportar nada al mercado y tarde o temprano termina destruyendo su propio valor, salvo que el sector sea estable. Pero en general, este tipo de estructuras se traducen en ineficiencias porque son muy pesadas, menos ágiles y burocráticas. Además, muchas de las actividades que se realizan no están destinadas al logro de objetivos estratégicos y no aportan un valor real.

Se cree que alrededor del 40% de las organizaciones con diseños estructurales arcaicos, tienen problemas de rendimiento integral, cuya raíz reside principalmente en su modelo organizacional. Sin embargo, es posible darle un vuelco a esta situación, a través de la contratación de un servicio de consultoría, como el que ofrecemos en Global Lean, ya que nos enfocamos en la mejora continua empresarial para garantizar resultados eficaces.