La forma de organización tradicional de las empresas es la funcional: Una estructura jerárquica en la que los trabajadores son agrupados en un mismo departamento según sus funciones (Marketing, Logística, Administración…). Sin embargo, a los clientes sólo les mueve un objetivo: el resultado final y la manera en cómo trabaja cada departamento. Por eso, para implementar un plan de mejora continua empresarial, también debemos apuntar a una organización por procesos. He aquí donde el mapa de procesos de una empresa actúa como un instrumento indispensable para optimizar gastos, aprovechar los recursos y garantizar su rendimiento integral.

Instaurar una gestión por procesos demanda un análisis previo y una planificación exhaustiva. El mapa de procesos de una empresa tiene como propósito hacernos la vida más fácil al momento de querer implementar este tipo de organización empresarial. Especialmente porque nos presenta una visión global de la estructura de la compañía, incluyendo cada proceso y cómo se relacionan entre sí.

Para la elaboración de este diagrama, primero debemos definir los distintos procesos y la manera en que se vinculan, en aras de tener un panorama más claro de las actividades de la empresa, los recursos utilizados y sus dinámicas. Una vez tengamos conocimiento de todos estos factores, entender cómo mejorar los procesos y hacer que la entidad corporativa sea más productiva, se tornará más sencillo.

En Global Lean nos volcamos en desentrañar cuáles son los conceptos que tenemos que manejar antes de la elaboración de un mapeo de procesos, qué ventajas aportan a una empresa y cómo diseñarla.

Los procesos en el contexto corporativo

Un proceso en el entorno empresarial se refiere al compendio de actividades y recursos que de alguna u otra forma están interconectados, y que hacen transmutar los elementos de entrada (materia prima, documentos, información, etc.) en elementos de salida (producto, soluciones o resultados), aportando valor a los clientes o usuarios.

La gente suele utilizar los términos procesos y procedimiento como sinónimos. Pero, al menos en el contexto corporativo no tienen el mismo significado. Los procesos buscan ofrecer a los clientes un servicio que cubra satisfactoriamente sus necesidades. Un procedimiento, por su parte, representa la manera en cómo se ejecuta un proceso.

Es importante indicar que existen diferentes tipos de procesos:

• Procesos estratégicos: La definición de los objetivos de la organización, la medición de resultados, el desarrollo de estrategias, la gestión del personal… Todos estos son procesos estratégicos, normalmente, coordinados por la directiva de la empresa, y que sirven para trazan el camino a seguir.

• Procesos operativos (o claves): Son aquellos procesos asociados con la creación de productos o servicios, y están dirigidos a los clientes o usuarios. Por consiguiente, tienen como propósito aportar valor a través de resultados satisfactorios.

• Procesos de soporte: Sirven para respaldar los procesos estratégicos y operativos con el objetivo de hacerlos más eficientes, como la gestión del sistema de información, la formación de recursos humanos, el mantenimiento, etc

La elaboración de un mapa de procesos de una empresa, por tanto, tiene como función principal situar cada uno de estos procesos dentro de la cadena de valor y crear una perspectiva global de la compañía.

Concepto de mapa de procesos de una empresa

El mapa de procesos de una empresa puede definirse como una herramienta de valor que, a través una representación gráfica, muestra una “gran red” de procesos interrelacionados. Al mismo tiempo, este diagrama vincula el objetivo general de la compañía con los procesos que gestiona, por ende, también funge como un instrumento de aprendizaje para los empleados/as.

El propósito del mapeo de procesos es proporcionar una comprensión integral de cómo funciona una empresa. Esta representación puede resultar un poco reduccionista, pero nos permite ver cómo se organiza la entidad corporativa desde la identificación de su mercado hasta su público objetivo (clientes).

Para diseñar un diagrama de proceso empresarial eficiente, y que logre su propósito, debemos tener en cuenta una serie de premisas. Entre ellas destacan:

• Toda la información de la empresa debe ser clara y concisa.
• Es necesario incluir cada uno de los procesos indicados.
• Los vínculos entre los procesos tienen que plantearse con linealidad y precisión.
• Hay que identificar con precisión los grupos involucrados en los procesos.

En definitiva, el resultado de crear un mapa de procesos de una empresa no siempre es igual, sino que deben adaptarse a la estructura de la empresa.

Beneficios del mapeo de procesos empresariales

Los beneficios que aporta el mapa de procesos de una empresa residen en su utilidad. Las entidades corporativas que toman la decisión de elaborar este diagrama y saben cómo diseñarla, obtienen ventajas que se traducen en una mayor comprensión sobre las operaciones que realiza la compañía. Aquí detallamos las bondades que ofrece un mapeo de proceso empresarial:

Simplifica el entendimiento del papel de los empleados/as

Una representación gráfica de procesos empresariales proporciona una imagen para determinar la responsabilidad de cada tarea, facilitando la detección de fallos del sistema o errores humanos.

Ayuda a resolver problemas y a implementar soluciones

Identificar inconvenientes en los flujos de trabajo es sencillo. Caso contrario sucede a la hora de querer hallar la raíz del problema. El mapeo de procesos pone de relieve la secuencia completa de eventos que ocasionó la ineficiencia, poniendo en nuestra óptica qué salió mal y cómo corregir la irregularidad.

Permite reducir los riesgos

Esta herramienta, como parte del mapa de procesos de una empresa, sirve para detectar riesgos potenciales que, si no se resuelven, podrían acarrear procedimientos legales (multas, demandas…) que indudablemente afectarían la reputación de la empresa. No obstante, los procesos de mapeo también ayudan con la presentación de informes, lo que facilita las auditorías.

Implementa un procedimiento operativo estándar

Estandarizar los procedimientos que funcionan mejor y cómo se deben realizar las operaciones puede ayudar a una compañía a seguir un esquema de desempeño que se adapte a los cambios del mercado. De este modo, podrá operar como una máquina bien engrasada, con claridad en tareas y estrategias a largo plazo, promoviendo el alcance de sus objetivos de crecimiento.

Desarrolla una cultura corporativa más saludable

El mapa de procesos de una empresa puede poner a todos los empleados en una mentalidad de eficiencia, lo que le permitirá funcionar sin problemas. También hace que se sientan capacitados/as para propiciar cambios que tengan un influjo positivo en la salud integral de la entidad corporativa, a la vez que les brinda una descripción general de los procesos en toda la organización.

Cómo hacer un diagrama de procesos corporativo

Para elaborar un mapa de procesos empresarial debemos conocer todos los elementos que interactúan entre sí, como los recursos (entrada) necesarios para la elaboración del producto final (salida). Es decir, cada uno de los procesos (estratégicos, operativos y de soporte), pero además hay que seguir estos pasos:

Identifica todas las partes que intervendrán en los procesos

Antes de comenzar con la elaboración del mapa de procesos de una empresa, tenemos que reunir a todas las partes interesadas que se verán afectadas por los procesos. Y es que como estos procesos son flujos de trabajo, cambiarlos incidirá en la forma en que los empleados trabajan en equipo.

Hay que asegurarnos de que el personal está preparado mentalmente para lidiar con la transición y la implementación de procedimientos diferentes.

Define misión, visión de la empresa y público objetivo

Definir la misión y la visión de la empresa nos mostrará desde que punto partir y cuál es el camino a transitar para alcanzar los objetivos.  Asimismo, tenemos que precisar nuestro público objetivo, incluyendo las necesidades y expectativas que tienen.

Precisa los puntos de inicio y finalización

En todo mapa de procesos de una empresa, hay que determinar dónde comienza un proceso y dónde finaliza. Algunos son más complejos que otros y, por lo tanto, tienen varios puntos finales. Es importante pensar en todos los posibles resultados para evitar confusiones a futuro. Como se comentó anteriormente, también hay que plasmar la línea operativa de la empresa, identificar los procesos de apoyo y establecer los procesos estratégicos.

Haz una lista de acciones

Enumeremos las operaciones que hacen avanzar los procesos. Esta acción nos permitirá profundizar en cada proceso, explicando detalladamente las tareas u operaciones que lo conforman. Así secuenciaremos el orden de las actividades.

Determina un orden secuencial

Una vez definidas las operaciones que mueven cada proceso de principio a fin, seguidamente debemos colocarlas en orden cronológico. Conviene destacar que cada acción activa el siguiente paso de la secuencia.

Plasma los procesos en el mapa y relaciónalos

Este último paso es clave para establecer cuál es la función de cada proceso y qué papel juegan para el desarrollo de la actividad. Por tanto, debemos plasmar en un diagrama de procesos todo lo que hemos analizado y evaluado en los pasos anteriores.

En esta representación iremos estudiando los procesos (estratégicos, operativos y de soporte) y establecer la relación que tienen. Lograrlo implica diseñar el mapeo a través del uso de simbologías, como puntos, flechas, cajas de color y otros recursos gráficos. 

Conclusiones

El mapa de procesos de una empresa actúa como una herramienta irreemplazable de organización, optimización y crecimiento. Es una forma forma eficaz de ayudar a vuestra compañía a comprender su funcionamiento general.

Todo esto es, en sí, una gran herramienta empresarial, pero en el momento de elaborar un diagrama de procesos corporativos, se pueden cometer algunos errores que disminuyen la eficacia del mapeo de procesos (falta de análisis, inconsistencia, desactualización etc.). Para evitarlos, recurrir a un servicio de consultoría de procesos es una recomendable medida que dominamos en Global Lean, gracias a nuestro equipo experto y dilatada experiencia en el campo de la Mejora Continua.