El desarrollo o mejora de productos y servicios en las empresas son la diferencia entre crecer o estancarse en el mercado. Este proceso de mejora continua en la oferta de servicios se conoce como innovación, muchas empresas conscientes de ello, dedican parte de sus recursos a estos procesos.

La responsabilidad de las organizaciones de sumarse al auge tecnológico, les permite diversificar y mejorar los productos y servicios que le ofrece a sus clientes, independientemente del sector al que se dediquen.

Esta mezcla de innovación y tecnología ha derivado en nuevos métodos de formación para los profesionales: las plataformas de eLearning. La formación en línea, apoyada en metodologías de enseñanza más dinámicas, ofrece a las profesionales herramientas para adquirir nuevos conocimientos y desarrollar nuevas competencias.

La formación eLearning ofrece diversas ventajas para los profesionales y para las empresas. La comodidad, flexibilidad de horario y el ahorro en desplazamiento son atractivas para las organizaciones, al contar con personal enfocado en adquirir nuevo conocimiento y no preocupados por el tiempo que involucra asistir a lecciones, reagendar agendas de reuniones o reprogramar las tareas relacionadas con su puesto laboral. El alumno tiene la facilidad de completar sus cursos en el plazo que considere conveniente y que no altera sus responsabilidades diarias, motivándolo a completar su educación, incluso en tiempo ocioso como en traslados en autobús, metro o vuelos.  

Los requisitos de una plataforma eLearning

Con los nuevos modelos de enseñanza en línea, cabe destacar los elementos o características que deben cumplir las plataformas eLearning para facilitar la comprensión, la motivación y la aprobación de los cursos en un tiempo óptimo.

Dos factores para tomar muy en cuenta en la plataforma, sea esta para empresas o para alumnos particulares, son la accesibilidad y la usabilidad.

La accesibilidad y usabilidad responden a la simplicidad para utilizar un dispositivo, herramienta o software. Por ejemplo, se debe considerar qué tan sencillo es para un nuevo usuario inscribirse en la plataforma, y también qué tan intuitivo es el avance entre secciones o qué tan rápido es posible encontar la información en el sitio.

Actualmente, todas las plataformas deben ofrecerle al estudiante la posibilidad de completar su curso en diferentes dispositivos y no solo en el ordenador, por lo que el desarrollo debe contemplar el uso en móvil o tablet para facilidad y accesibilidad del usuario.

En el caso de la empresa, estas dos características se dirigen al trabajo del encargado de crear el contenido, ordenarlo, evaluarlo, probarlo y darle de alta en la plataforma para que esté a disposición de los usuarios. La empresa debe mantener el control de la herramienta, con la posibilidad de modificarla o cambiar el contenido de forma precisa y sencilla para adaptarse a las necesidades de los alumnos.

Los elementos gráficos y multimedia deben complementarse para apoyar el proceso de aprendizaje. La cantidad de información que se despliega en pantalla debe ser la suficiente para que la lectura sea sencilla, sin saturar de información al usuario, y para lograrlo con éxito se toman en cuenta elementos como fotografías, ilustraciones, infografías y videos. Estos elementos guían el proceso de captación de mensajes y datos de una forma más amigable para el estudiante. Los videos, por ejemplo, permiten que las personas vean y escuchen la información, aumentando las posibilidades de retención del conocimiento.

Las pruebas y evaluaciones dentro de la plataforma muestran el avance y certifican el entendimiento de los cursos. Las plataformas eLearning permiten crear diferentes dinámicas para evaluar si el estudiante está comprendiendo la información: se puede trabajar con pruebas de selección única, preguntas de verdadero o falso, participación en foros e interacción con otros estudiantes; estas y otras herramientas posibilitan medir el nivel de aprendizaje.

Si el estudiante no aprueba, deberá retomar la materia, garantizando que pueda avanzar en el curso hasta contestar correctamente las evaluaciones. Este sistema de calificación permite que el estudiante retome rápidamente la materia que no comprendió, sin tener que esperar meses para realizar de nuevo un curso, como es el caso de la formación tradicional presencial.

En las plataformas eLearning, es esencial comprobar el respaldo de expertos para facilitar el proceso de aprendizaje de los estudiantes. Los cursos deben estar respaldados por profesionales y entidades que crean el programa de estudio y que imparten la materia, personas profesionales certificadas en lo que se desea enseñar. Es responsabilidad del estudiante y de las empresas que contratan un curso, revisar quién creo el contenido y qué título se entrega al finalizar.

El acompañamiento durante el proceso garantiza que el estudiante adquiera los conocimientos necesarios. La plataforma debe incluir canales de comunicación entre alumnos y tutores para la resolución de dudas y preguntas durante el proceso de aprendizaje.

La falta de apoyo profesional no debe convertirse en una razón para que el estudiante no pueda completar la formación. Cuanto más especializado sea el programa de estudio, mayor el grado de acompañamiento, por lo que las empresas que comercializan los cursos deben hacer un balance entre complejidad de la materia y disponibilidad de profesionales que apoyen la formación. Cabe destacar que los cursos más generales y menos exigentes no siempre cuentan con este apoyo al considerarse innecesario, este aspecto se valora caso a caso para asignar o no recurso humano de apoyo.

Las herramientas con las que cuenta una plataforma de eLearning son creadas con el objetivo de que el proceso se complete con la menor cantidad de personas involucradas, por lo que las nuevas plataformas deben ser tan automatizadas como sea posible. Esto se contempla desde la inscripción, pago y creación de usuario hasta el momento de recibir un título o certificado.

El apoyo en foros de debates con otros alumnos, chats de resolución de dudas o tutorías y que el alumno puede enviar pruebas por medio de la plataforma, crean un ambiente más automatizado, sin necesidad de salir de la plataforma para completar tareas. El alumno debe ser capaz de completar todo el ciclo en la plataforma por sí solo, sin estar consultando manuales de uso, solicitando soporte vía correo o llamando a una oficina para cumplir sus objetivos de formación.

Formación adaptada a cada organización

Los responsables de la formación de los colaboradores de la organización deben estar conscientes de todas las ventajas y características mencionadas en este texto, para sacar el máximo provecho en este tipo de solución en la formación de personal.

Las herramientas eLearning abren la puerta para la reducción de costos, aumento de la capacidad y competencias del recurso humano, y un mejor aprovechamiento del tiempo.

La flexibilidad de horarios y contar con una ubicación virtual de formación, le permiten a las empresas capacitar a sus empleados sin importar el cuándo ni el dónde. Es una gran oportunidad para empresas con operación en distintas ubicaciones, dentro de España o a nivel internacional, para capacitar equipos en diferentes oficinas, países, e incluso en diferentes idiomas de manera simultánea y sin los costos de traslados, sin la contratación de expertos que tengan que visitar cada una de las oficinas y garantizando la formación dentro de la organización con un mismo estándar.

Es momento de contemplar la formación por medio de plataformas eLearning como alternativa a la formación presencial para facilitar procesos y apoyar a aquellas empresas que no pueden costear la formación tradicional para un gran número de empleados en diferentes oficinas.

Siempre tomando en cuenta la elección de una plataforma que cumpla los requisitos básicos, que detalle quién certifica el conocimiento que se imparte en la herramienta y que tenga el respaldo y acompañamiento de profesionales en la materia.