La comunicación en las organizaciones es un reto al que tratan de dar respuesta las empresas desde hace mucho tiempo, con diferentes niveles de éxito.

En este artículo, nos centraremos en hacer una breve reflexión desde las estructuras clásicas de comunicación y organización empresarial, a través de departamentos, hasta llegar a los conceptos más modernos de organización como son las denominadas tribus.

A continuación, propondremos, la manera en la que entendemos es más fácil y eficiente gestionar la comunicación en los entornos operativos para la mayoría de las organizaciones, como es el Cuadro de Mando Operativo (CMO).

• Estructuras de comunicación. Nos referimos con este concepto a las maneras en las que las empresas se organizan y, por lo tanto, determina su actividad comunicativa.

• Departamentos. Son las estructuras clásicas de organización empresarial, que, a nivel comunicativo, tiene la desventaja fundamental de la generación de silos entre los diferentes departamentos, que lleva a una, no realidad de trabajo en equipo entre los departamentos, es decir, se comparte escasa comunicación y objetivos, y mandan los objetivos departamentales, sobre los objetivos generales y estratégicos de la compañía.

• Tribus. Son posiblemente, las estructuras organizativas dentro de las empresas más modernas, y funcionan con un grupo de individuos (por debajo normalmente de 10 miembros), que no pertenecen a un departamento, sino que están asignados a proyectos relacionados con una cadena de valor de un cliente, siendo responsables de manera colaborativa y solidaria de la misma. Requieren de un equipo multifuncional capaz de hacer todas las actividades de dicha cadena de valor, soportados típicamente por centros de soporte o excelencia, expertos en áreas muy concretas, en las que el equipo no dispone del suficiente conocimiento para proporcionar las soluciones demandadas.

Una vez comentado lo anterior, pasamos a presentar el modelo propuesto para optimizar la comunicación objetiva en las empresas como es el CMO (Cuadro de Mando Operativo).

Históricamente la lógica de cuadro de mando surge en los años 90, cuando este concepto es presentado por Kaplan y Norton, pero sin duda, ha ido evolucionando mucho hasta convertirse, no sólo en el elemento informativo para el que inicialmente nació, sino en un enfoque a 360 grados de involucración, compromiso, comunicación y gestión eficiente en el día a día de las operaciones de la organización.

1. Objetivos del CMO

• Conseguir trabajar de manera colaborativa, entre diferentes áreas de responsabilidad y diferentes niveles, para asegurar el cumplimiento de los objetivos asignados.
• Gestionar las actividades de manera ágil, a través de indicadores estratégicos, alineados y gestionados a diferentes niveles, que permite la asunción de responsabilidades (ownership), la resolución rápida de problemas y la toma de decisiones, sin dilación, en los diferentes niveles de la organización, en función de dichas responsabilidades.
• Generar 1 solo equipo, con objetivos claros y recursos conocidos para aportar valor, al focalizarse en los indicadores clave.

2.Implantación del CMO

• Apoyo de la Dirección de la Compañía.
• Participación en la construcción del modelo CMO, de todos los intervinientes en el día a día del CMO.
• Formación y conocimiento suficiente en las herramientas utilizadas.
• Compromiso de los equipos en su funcionamiento en el día a día.
• Disposición de los recursos necesarios para su implantación y mantenimiento a largo plazo.
• Revisión y funcionamiento del CMO, implementando las medidas correctivas necesarias.

Son condiciones críticas para el éxito en la implantación factores como:

3.Ventajas que aporta su implantación

Más allá de los objetivos que se pueden alcanzar, con su implantación, posiblemente sus mayores ventajas residen en:

• Mejora de la operativa de la empresa, a través del mayor alineamiento de las áreas y las personas.
• Promover el cambio cultural importante desde el trabajo por “departamentos”, a trabajo por “procesos” e incluso por “valor” para el cliente.
• Y en último lugar, pero no menos importante, prepararnos para abordar siguientes pasos e implementaciones de otras posibles herramientas que incrementen la competitividad de nuestro negocio.

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