El ciclo de Mejora Continua ayuda a cualquier empresa a mejorar el rendimiento de todas sus áreas a corto, medio y largo plazo. Ello se consigue con una planificación preventiva que evita la toma de acciones correctivas de manera esporádica cuando se presentan problemas técnicos o funcionales en sus cadenas de suministro. Por lo tanto, estar inmerso en un ciclo de Mejora Continua nos permite cuestionar y cambiar regularmente las prácticas y procesos que toda compañía ejecuta en su día a día. El objetivo es encontrar las soluciones justas y adecuadas que abran camino a una transformación sustentable y a una optimización industrial y corporativa que se traduzca en mayor y mejor volumen de negocio.

Ligar nuestra estrategia competitiva al ciclo de Mejora Continua supone enfocar los esfuerzos en producir transformaciones sustanciales todos los días, en aras de generar cambios sostenibles a largo plazo.  Es decir, que el ejercicio de realizar pequeñas mejoras diariamente nos facilitará el logro de nuestros objetivos como decíamos a corto, medio y largo plazo.

Al ciclo de Mejora Continua se le suele llamar también método Kaizen, cuya adopción tanto en las áreas de negocio operativas como en las organizacionales, permitirá a las empresas ganar progresivamente en desempeño y ser más y más competitivas.

Ciclo de Mejora Continua: Qué es y por qué aplicarla en mi empresa

El ciclo de Mejora Continua es un proceso sistemático que se practica de manera recurrente y que apunta a la supresión de actividades que no añaden valor en la cadena productiva de una empresa. Ello representa una tarea imprescindible para mejorar progresivamente la productividad de una organización.

El método Kaizen se ha convertido, por tanto, en un “must” dentro de las actividades cotidianas de millones de empresas en el mundo. Existen 3 motivos principales que mueven a estas organizaciones a poner en práctica esta metodología:

• La ejecución de tareas pequeñas orientadas a la mejora de la empresa arroja mejores resultados que la puesta en marcha de grandes cambios repentinos y esporádicos.
• Los grandes cambios se pueden realizar a través de pequeñas acciones, reduciendo el estrés, sensaciones de miedo, etc.
• La práctica de estas pequeñas tareas todos los días, con el tiempo, se convierten en hábitos que producen resultados casi permanentes.

En definitiva, el ciclo de Mejora Continua es una filosofía que sugiere la auto superación mediante pequeñas acciones diarias que, quizá no generen un gran impacto al momento de ser ejecutadas, pero que con el tiempo ayudan a una empresa a alcanzar la excelencia.

PDCA: Una forma planificada de ciclo de mejora continua

Existe un modelo planificado y metódico que nos indica qué tareas debemos realizar para generar una transformación sustentable en la cadena productiva de nuestra empresa. El modelo de ciclo de Mejora Continua más potente y aplicado por las organizaciones actualmente es el círculo de Deming, más conocido como la metodología PDCA (siglas de las palabras en inglés “Plan”, “Do”, “Check”, “Act”).

La aplicación del PDCA se basa en 4 etapas (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) que se llevan a cabo de manera secuencial. Además, se repiten con el propósito de garantizar la atención continua sobre la mejora de la calidad.

Para comprender mejor cómo funciona el círculo de Deming, creemos necesario exaltar 3 puntos claves:

• Es una metodología de carácter cíclico. Una vez se aplica la última etapa, debemos regresar a la primera y repetir el ciclo.

• Primero se realiza la planificación y su posterior ejecución, luego los resultados se verifican, y si estos son los esperados, se actúa haciendo mejoras o, pequeñas acciones correctivas para reiniciar el proceso. 

• Cada tarea es revaluada periódicamente para establecer nuevas mejoras.

El hecho es que el ciclo PDCA hace posible que la empresa evalúe su propio modus operandi y lo optimice de ser necesario, por ejemplo, cuando se identifiquen nuevas oportunidades.

Las 4 etapas círculo de Deming

Ya mencionamos que el círculo o la rueda de Deming está integrada por 4 etapas que se aplican secuencialmente: Planificar, Ejecutar, Verificar y Actuar. Cada una de estas fases, además, está regida por algunas premisas que determinan el éxito del ciclo de Mejora Continuay que procedemos a explicar: 

• Planificar (Plan)

La etapa de planificación se basa en identificar y comprender el problema (incluso la oportunidad), analizarla desde la raíz y desgranarla para posteriormente definir objetivos sólidos y con un enfoque realista. De hecho, deben establecerse las acciones y/o métodos que se van a aplicar pada alcanzarlos.

Es importante que, durante este proceso de planificación, participe un equipo de profesionales heterogéneo para así abordar cada aspecto desde diferentes perspectivas. De este modo, se podrá reducir la posibilidad de dejar escapar algún punto importante involucrado con el problema.  

• Hacer (Do)

Se comienza con la ejecución de la planificación establecida. En el desarrollo de esta fase se guarda información importante acerca de los problemas que se presentan. Se hace así porque en demasiadas ocasiones lo que se planea sobre el papel no siempre se reproduce tal y como se pensó al momento de llevarlo a la práctica.

 Por eso y más, esta etapa se realiza en 2 pasos:

1. Se hace una prueba piloto a pequeña escala con el propósito de evaluar la efectividad del método y hacer pequeñas acciones correctivas (de ser necesario).

• Después se ejecuta el plan a gran escala, partiendo de las pruebas que se hicieron en el primer paso.

• Verificar (Check)

Es la etapa más importante del ciclo de Mejora Continua. Se evalúan y se miden los resultados en relación con la planificación. En caso de que los resultados no se alineen con las expectativas corporativas, o simplemente no se consiga solucionar el problema, es necesario replantear las acciones a la mayor brevedad posible e identificar la causa de por qué no funcionó como se esperaba (para evitar o reducir el margen de errores).

No obstante, el equipo de trabajo en esta fase también puede detectar alguna problemática en el proyecto para luego tomar la decisión de reducir o eliminar los riesgos con el propósito de alcanzar la mejora continua.  

• Actuar (Act)

Muchas empresas olvidan esta etapa, que es de muchísima importancia. Corresponde a la fase en la que se realizan acciones correctivas o de mejora al presentarse nuevas oportunidades, con el objetivo de que el círculo se repita efectivamente, sin dejar de ser fiel al plan original.

Conviene destacar que cada vez que el ciclo de Mejor Continua se repite, es posible establecer nuevos objetivos.

Por último y no menos importante, la rueda de Deming debe girar en torno a un proceso, y no varios procesos en torno a la rueda.  Por ello, lo idóneo es comenzar un ciclo para cada uno de los proyectos que el equipo de trabajo crea necesario.  

Conclusiones

Al fin y al cabo, el ciclo de Mejora Continua básicamenteestablece que la práctica de pequeñas acciones hace grandes empresas. Por ello, se aplica principalmente en la gestión de calidad y tiene como objetivo optimizar el desempeño de los productos, servicios y procesos que los conforman.

Partiendo de la filosofía de que siempre existe la posibilidad de mejorar, el método PDCA debería aplicarse a diario en nuestra organización, sea pyme (pequeña o mediana empresa) o un trasnacional.