En un mundo empresarial en constante cambio y evolución, la mejora continua se ha convertido en un elemento necesario para asegurar la competitividad. El contenido de la caja de herramientas de la mejora continua es amplio y variado, y puede adaptarse a las necesidades de cualquier cadena de valor. Como todo conjunto de herramientas, algunas son más versátiles que otras, por lo que dominar las herramientas base supone ser capaz de comprender, gestionar y mejorar una gran diversidad de casos.
En un impulso por mejorar un proceso, en multitud de ocasiones se comienzan acciones sin conocer con precisión el estado actual del proceso o qué resultado se va a obtener. Para abordar este problema existe la primera de estas herramientas base, el Value Stream Mapping (VSM). Consiste en el mapeo de la cadena de valor de un proceso para conocer cada uno de sus subprocesos y pasos, en especial los tiempos y stock asociados. Se pueden diferenciar dos mapeos distintos: el VSM actual y el VSM futuro. En el VSM actual se debe reflejar el proceso que tal y como se está realizando, es decir, debe ser una foto real del proceso y no de cómo debería ser. A partir de él, se pueden detectar problemas y oportunidades de mejora que, tras ser analizadas definirán el VSM futuro. El camino a recorrer entre ambos estará soportado por otras herramientas según sea necesario.
La siguiente herramienta, los 5 Porqués, tiene como finalidad explorar las relaciones causa – efecto que generan un problema particular. Tomando cómo punto de partida el efecto final, se pregunta el porqué de esa situación y se repite el proceso con la respuesta obtenida hasta detectar la causa raíz del problema. El nombre de la herramienta viene dado por el número mas habitual de porqués necesarios para alcanzar la causa raíz, pero en algunos casos pueden ser más o menos preguntas. Cuando el problema sea demasiado complejo o tenga un número elevado de causas raíz, es muy probable que la aplicación de esta herramienta no sea suficiente y haya que recurrir a algunas más avanzadas, como el Ishikawa o diagrama de espina de pez.
Desarrollada en Toyota en los años 60, las 5S es una herramienta que permite eliminar mudas en los procesos mediante la organización y limpieza del espacio de trabajo. Las 5s son aplicables a cualquier entorno y, aunque sus mayores éxitos pertenecen a los sectores logísticos e industrial, puede conducir a grandes mejoras en ahorros de tiempos. Un claro ejemplo alejado de los entornos mencionados es la gestión de correo electrónico, ya que en ocasiones puede reducir de manera exponencial el tiempo invertido en encontrar un correo concreto. La filosofía de las 5s podría resumirse en “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
La última herramienta base es la Gestión Visual. Imagina que mientras estás dando un paseo necesitas cruzar la calle, ¿qué es lo primero que buscas? La respuesta es simple: un paso de peatones o un semáforo. El paso de peatones sería un ejemplo de gestión visual, ya que, si cruzar la calle fuese un proceso, indicaría en que zona debe realizarse ese proceso. El semáforo es una clara mejora del sistema, porque aporta información al estado del proceso: el color de la luz indica el estado del proceso, si contiene un temporizador se puede saber el tiempo que queda para que cambie el estado, incluye un aviso sonoro que refuerza la información… Aplicando estos conceptos a la gestión interna de los equipos de trabajo, la comunicación se hace mucho más clara y entendible, además de aportar una visión rápida de los problemas para poder tomar acciones de forma ágil.
En conclusión, estas son algunos de los elementos base que conforman la caja de herramientas de la mejora continua, una especie de destornillador y alicates con los que resolver gran parte de los problemas. En ciertas ocasiones serán necesarias ciertas herramientas más específicas y que requieran un nivel de experiencia mucho mayor, pero el punto de partida siempre será la aplicación de la base.
Artículo por:
Daniel Orteso Pulido
Project Manager
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