Informe Lean A3, Herramienta de Mejora
El secreto de Toyota para la resolución de problemas y el diseño y ejecución de eventos Kaizen se llama Informe A3.
El Informe A3 es una herramienta de gestión clave que forma parte del sistema de producción de Toyota TPS. Es una herramienta de toma de decisiones y a la vez es el proceso de resolución de problemas, que está fundamentado en el Ciclo de Deming (PDCA).
Se llama A3 porque se recoge en una hoja tamaño A3 y su uso permite desarrollar e implantar dentro de la organización la cultura y filosofía de mejora continua Lean.
La estructura de un informe A3 es simple: Se trata de un modelo estándar que se estructura en una serie de apartados. Se lee de arriba abajo, primero la columna de la izquierda y después la de la derecha. El informe A3 comienza con un profundo conocimiento de la situación actual.
Un informe A3 debe contener los siguientes puntos:
1. Antecedentes.
- ¿Cuál es el contexto estratégico y operacional para entender el problema?.
- ¿Cuál es el motivo para la elección de este problema?.
- ¿Qué indicador específico necesita ser mejorado?.
2. Situación Actual.
- Observa el proceso en su contexto actual.
- Mapea el proceso actual.
- Cuantifica la magnitud del problema.
3. El análisis de las causas.
- Realiza el análisis detallado de los problemas y sus causas empleando la técnica de los 5 Por qué.
- Genera el diagrama causa efecto asociado a ese análisis.
- Pondera los problemas principales
4. Objetivos de mejora.
- Establece los objetivos concretos de mejora que deberán estar alineados con la estrategia operativa de la compañía.
5. Acciones de mejora.
- Involucra a las personas afectadas, recoge sus ideas.
- Desarrolla las posibles medidas a aplicar.
- Genera un consenso sobre cuáles son las mejores soluciones.
- Diseña las medidas específicas a aplicar:
- Documentar una condición de destino.
- Estimar los resultados deseados a nivel cuantitativo.
6. El plan de acción.
- Desarrolla el plan de acción con las contramedidas detalladas, determinando responsables, que se espera obtener con cada medida y la fecha prevista de inicio y fin.
- Determina los indicadores de evaluación de la implantación del evento de mejora.
7. Seguimiento de los resultados.
- Desarrolla el plan de acción tal cual se ha diseñado.
- En la fecha especificada en el plan de seguimiento, mide los resultados de la ejecución y documéntalo.
- Si los resultados obtenidos difieren de los esperados investiga por qué.
- Aplica las contramedidas que permitan obtener los resultados previstos.
¿Cada problema requiere tener que desarrollar un Informe A3?. La respuesta es no.
Sólo si la causa raíz del problema es demasiado evidente y se necesita un único recurso para implementar una contramedida (incluso si no hay un estándar definido) no sería necesario el desarrollar un Informe A3.
En el resto de los casos recomendamos la realización del Informe A3 para asegurar que se analizan convenientemente los problemas, identificando sus causas raíces y se plantean las soluciones consensuadas, que generen un mayor impacto desde la perspectiva del valor añadido a los clientes.
